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ファイル管理

不動産会社様ではどのようにファイル管理されているでしょうか?

私がよく見かけるのは、特に管理なんてしてなくて、マイドキュメントに保存しっ放し。
何か文書を作る時には、ファイル探しから始まる。
このような方が非常に多く見受けられます。
ホームページを更新するにも、間取りのファイル、写真のファイル、概要がわかる文書
最低この3つが必要です。
その3つのファイルが、バラバラに保存されていては、更新するのも、いやになります。
また、そのファイルが自分だけで管理していればまだ記憶をたどれるのですが、いろんな人がいろんな情報をそれぞれのパソコンに持ってしまっているという場合が多く見受けられます。

図を参照

Photo_8

図は、PC Cがホームページ更新担当者だとします。
PC Aが写真を撮ってきて自分のPCに保存
PC Bが概要と間取りを作って自分のPCに保存
PC Cがホームページを更新しようと思ったら、PC AとPC Bのパソコンを参照しに行かなければならない。
そして、どこに保存してあるのかも明確ではない。
こうなると、作業はめんどくさくなる。

そこで、Serverに物件管理フォルダーを作成し、物件Aのフォルダを作り、PC AもPC BもServerの物件Aフォルダーに保存するようにする。
そうするとPC CはServerのみ参照すればよいので、非常に作業効率が、あがる。

ファイルを一か所に規則的に保存することによって、ホームページ更新やチラシの作成なども、格段に速くなります。

日常の業務からファイルを探す作業を減らしましょう!