今回は仕組化第3章 『経理情報』について書いていきます。
経理に関しては、中小企業はほとんど会計士にすべてを委ねている方が多いように感じます。
自社で会計ソフトを使用せずに、または使用していても現金出納帳の機能しか使っていない会社の実情は下記のような感じだと感じます。
そしてほとんどの中小企業の方がこれに属するように思います。
現金出金編
①.現金出金があり領収書が発生
②領収書と引き換えに担当社員に現金を支払い
③領収書を月次別のファイルにセロハンテープで貼る。その際に現金出納帳へ転記する
④現金出納帳と実際の現金が相違ないか確認する
以上が一般的な現金出金の流れでしょうか。
しかし、重要な落とし穴があります。
②の領収書と引き換えに現金を支払う際に、その現金を支払った証が領収書しかないというところです。
その領収書は、誰が何のために使用した経費なのかは、その時はわかっているけど、後に追う事ができません。
出金伝票を切っている会社様もおりますが、しかし、出金伝票と領収書はくくりつけられておらず、別々に介在する為、出金伝票を見た時にどの領収書のものかの判断がつかなくなってしまいます。
大切なのは、領収書と出金伝票がくくりつけられることで、誰が何のために使った経費かが正確にわかり、正確に現金出納帳に転記されていること。
そして出金伝票は支払いを受ける社員が作成し領収書を添付し、現金支払いを受ける。
その際、経理担当者の印を出金伝票に必ず押印する。
それを行えば、ほぼ100%現金出納帳を信用できる。
現金出納帳が信用できるデータであれば後は会計士に現金出納帳を渡せばいいだけです。
参考までにデジコムの出金伝票の閉じ方を掲載します。
このように出金伝票と領収書を一つの用紙に管理しています。
出金伝票には、誰が、何のために使用した経費で、いつ精算したものか？
を明記するルールになっています。
交通費であれば行先
現金仕入であれば、どのお客様向けの。
という事が書かれています。
現金に関しては以上です。
普通預金の出金
普通預金の出金は、基本的に請求書があるか、もしくは自動引き落としだと考えられます。
自動引き落としに関しては、固定費が大半と考えられるので、固定費一覧をつくりそれと照合する事が望ましいと思います。
デジコムではまだ行っていませんが、今月よりこのように管理したいと思います。
請求書により口座振り込みは、通帳に誰宛の何番の請求書であるかを記述してしまうのが一番楽かと思います。預金通帳を経理帳票と考えれば手間が省け会計士にそのままコピーを渡せばいいだけです。
請求書に請求番号がない場合は自社で番号を振ってしまうと良いと思います。
インターネットバンキングの場合はもっと楽で、インターネットバンキングのログはエクセルデータで出力できますからそれを会計士にメールすれば完了です。
出金に関しては以上です。
なるべく手間をかけずに正確な出金データを会計士に渡すことができれば、月別経費明細や経費予算管理、月次決算資料の早期作成など様々な恩恵があると思います。
ご参考になれば幸いです。
次回は再度経理情報管理について述べていきます。
