メールを利用することが当たり前になりつつありますが、基礎知識が皆様備わっていないため、正しく利用されている方がどのくらいいるかというと微妙です。
正しくと言っても、『絶対こうしなくてはいけない！！』 なんて事はありませんが、『最低ここはおさえとこうよ』 というのはあります。
メールを正しく運用することは大変重要になります。
ホームページを持つことが当たり前になって来ましたが、ホームページを持つということは反響に対してメールを利用することがとても多くなるということも意味します。
この反響のお客様に対して、自分は誠実に表現したつもりでも、正しく利用しないと不親切だとも思われかねません。
ですから、最低限おさえておいたほうが良いことを書いてみます。
１．メールアカウントの設定
メールを利用するためには、メールアカウントという自分がメールを利用するための設定をします。プロバイダーやホームページサーバーをレンタルしている場所から自分のメールアカウントは発行されます。
たいていメールアカウントの設定書類がお手元にあるはずですからそれを参照しながら利用したいメールソフトに設定します。
設定の方法はこの記事では書きませんが、設定の際の注意事項を書きます。
まず自分のメールアドレスを間違えて設定に記述しないこと。
自分のメールアドレスを間違えて記述してしまうと、送信した相手が返信したいと思った時に返信ができないので、相手はとても困ります。
そして、送信者名を日本語で入力すること。
私であれば、『デジコム 前原悟』 と書きます。
これが、『SatoruMaehara』 などの送信者名にしてしまうと、読まれなくなったり迷惑メールフィルターなどにもかかりやすくなってしまったりします。
私もタイトルが英語で送信者も英語の重要なメールを間違えて削除してしまったりすることがあります。
ですから、送信者名は日本語で書いたほうがよいでしょう。
そして、仕事のメールアドレスなのであれば、送信者名には会社名も入れておいたほうがよいでしょう。
最近は出会い系のメールでわざと女性の送信者名で送ってくる迷惑メールなどがありますし、よくある名前『田中とか斎藤とか』だとどこの田中さんだったか、どこの斎藤さんだったかわからなくなります。
送信者名が長いとメールソフトにすべて表示されないのではないか？ という心配もあるかも知れませんが、件名もうまく利用すれば開封率が下がることは回避できます。
それよりも、誰なのかを明確にしたほうがわかりやすいメールになります。
メールカウントの設定の際に注意しておくことは、
・自分のメールアドレスを間違えない
・送信者名は、会社名＋氏名 を日本語で表現する。
以上のことを意識して設定してみてください。
