本日は会議の方法について書いてみようと思います。
中小企業で多くみられる会議の光景として、トップダウンの会議が多く見られます。トップダウンとは、社長が一方的に発言し社員は下を向いて聞いている。そして社員から建設的な意見も無く、社長の発言に対してただただうなずいている。
この場合社長に『そうだろ・・なんとか君』なんて同意を求められると、社長のおっしゃる通りです。としか返答できない雰囲気になっている。
こんな傾向が結構多いように思えます。
私自身も振り返ってそうなっていないように気をつけようと思います。
やはりより多くの意見を取り入れ、実際動く社員の意見をまず尊重し、その中で、ベストな答えを経営者または幹部が導き出す。このような会議であれば、会議を終えた後に社員全員がなんだか気合いが入っていて、会議前より明確に何かを見出している。という結果が得られると感じます。
企画会議であれば、ダメ出しなしで、言いたい放題皆が言えて、その中からいい案だけを抜粋して、企画そのものを完成させていく。これが大事だと思います。
言いたい放題言えない企画会議は、妥当な答えしか出てこず、結局なんだか目新しさのない企画が出来上がってしまいます。
くだらないことでもどんどん言わせて、その言った言葉の中からたった1つでも新しい発想が出てくれば良いのだと思います。
案件会議であれば、要点をまとめて話をする。できれば書面があるとなおいいと思います。
案件の進捗、必要書類、問題点、改善点、決済関連、完了時の仕事、今後の懸案事項、こういった事が単刀直入に書いてある書面があれば案件会議もスムーズに終わると思います。
それが、口頭で済ますと、何を準備したのかだの、そんな方法じゃだめだだの、今のスケジュールで間に合うのかだのと説明しなくてもいいものまでいちいち突っ込まれますし、突っ込みたくもなります。
案件会議であれば文書で説明できるようにし、問題点や改善点のみ上司の指示を仰ぐ。こういった案件会議が望ましいと思います。
業務的な会議であればこれも実際動く社員の意見を尊重し、その上で上司が良い結論を導き出す。
賛成意見も反対意見もありますが、業務の場合はあいまいな結論を出さず、最終的に上長の出した決断に全社にて従うルールを作る。
業務は白か黒かはっきりさせた方が、ミスなく行動できるのでそういった内容で会議を進めればよいと思います。
決定事項でうまくいかなければまた変更すればよいと思います。
上記のように社員の意見をできるだけ尊重する事により、トップダウンの会議体質を改善し、社長だけがずーーと言いたいことだけを言って終わる会議は、改善できると思います。
経営者の方は百戦錬磨ですから、社員の言っている事が戯言のように思えてしまうのですが、社員にとっては新たなる経験で、それを自分自身で答えを導き出すことにより、アイデンティティーが生まれ、やる気が出てくるのだと思います。
ボトムアップの会議を是非行ってみてはどうでしょう。
