第2回は宛先の使い方です。
メールを送るためには、送りたい相手先のメールアドレスを宛先欄に入力する必要があります。
宛先欄には、メールアドレスを半角の英数字で入力してください。
本当に初歩的な話になりますが、メールアドレスとホームページアドレスを区別するためには@マークが入っているかいないかで解ります。
@マークが入っているほうがメールアドレスです。
メールアドレスには必ず@マークが入りますから、自分が宛先欄に入力している半角の英数字に@マークが入っていなかったらおかしいと思ってください。
宛先は必ず半角英数字と@で記述することが分かったところで、『宛先、Cc、Bcc』の話をします。
１．宛先には、メールを送信したい相手のメールアドレスを入力します。
２．CCは、メールを送信したい相手が複数いて、複数の人たちに同じメールを送ったことを周知させたい場合にCcを使います。
複数の人ですから、複数のメールアドレスをCc欄に入力します。
たとえば、会社の人全員にホームページ運用マニュアルをメールで送信してくれと上司に頼まれたとします。その場合Ccで送信するとどういった結果になるかというと、会社の人全員はホームページ運用マニュアルのメールを受けます。受けた時に宛先欄を見れば、ほかの社員にも送られていることに気がつきます。そうすると、社員全員が把握しなければいけない事なのが解ります。
そのほかの例として、お客様の仕事に対して、複数の企業が絡んでいたとします。その場合お客様に対してどのようなアクションを起こしているのかということを協力会社同士が共有する必要がありますし、お客様もその辺の情報共有ができているのかどうか不安です。
その場合に、お客様のメールアドレスのほかに、協力会社のメールアドレスをCcに入力しておきます。
するとお客様は、この情報は自分に送ったとともに、協力会社同士での情報共有もできている。ということが把握できて安心です。
※このような倍には、メール本文中にもCcでどこに送っているということを記述しておくと更に解りやすいメールになるでしょう。
３．Bccは、複数の相手にメールを送信したい場合で、複数の人に送ったことを相手に知られたく無い場合に使います。
たとえば、ダイレクトメールや複数のお客様に物件のメールを一括送信したい場合などに利用します。
１０人のお客様に、新しく仕入れた物件の情報を一斉配信などをする際には、必ずBccで送信してください。
間違えてCcで送ってしまうと、お客様１０人のメールアドレスを全員に知られてしまうことになります。
これは信用問題です。ですからCcとBccにはえらい違いがあるのだということを理解しておいてください。
４．受信したメールの返信で送信する
受信したメールへの返信でメールを送信するということができます。
受信したメールを選択した状態で、返信ボタンをクリックするとメッセージの作成ウィンドウが表示されて、メッセージをくれた相手にメールを返信することができます。
返信を利用すると、宛先欄には相手のメールアドレスが自動的に挿入されています。
また、件名や本文中には、相手が送った文章が挿入されて表示されています。
件名にはReと自動的に記述されます。
メッセージの返信を利用した際のメールマナーについては後ほど個別に記事を書きます。
５．受信したメールを転送で送信する
受信したメールを誰かに転送でメールを送信するということができます。
受信したメールを選択した状態で、転送ボタンをクリックするとメッ セージの作成ウィンドウが表示されて、転送したいメールの本文が挿入されています。
転送を利用した場合、宛先欄の相手のメー ルアドレスは入力する必要があります。
また、件名には送られてきた件名が挿入されて表示されています。
転送を利用した際には、件名にFwと自動的に記述されます。
転送メールだからといって、宛先のアドレスだけ入力して送信してしまうのは不親切な場合が多いです。
そのメールが転送された意味が理解できれば良いですが、件名や本文で補足したほうがよいことは、面倒がらずに書いたほうがよいでしょう。
メールの宛先についてのお話でした。
次回は返信メールについてお話いたします。
